Stosownie do nowelizacji przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, która weszła w życie od 15 marca 2018 r., nie jest już możliwe składanie sprawozdań finansowych spółek w formie dokumentowej. Ministerstwo udostępniło wówczas platformę informatyczną, za pomocą której należy bezpłatnie przekazywać sprawozdania bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (RDF).
Zgłoszenie mogą złożyć osoby posiadające numer PESEL, które są ujawnione w rejestrze jako osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, a więc przede wszystkim członkowie zarządu, prokurenci, syndycy i likwidatorzy. Przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wymagają, aby zgłoszenie opatrzone było podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
W przypadku jeśli wymogi te nie są spełnione, co ma często miejsce wtedy, gdy członkami zarządu są cudzoziemcy, pełnomocnik może złożyć sprawozdanie poprzez system S24 wraz z wnioskiem o wpis odpowiednich wzmianek (KRS-Z30), co jednak wiąże się z koniecznością poniesienia kosztu w wysokości 140 zł, bowiem sprawozdanie takie musi zostać przyjęte przez referendarza, a nie trafia ono bezpośrednio na platformę.
Sytuacja ta ma ulec zmianie od 1 kwietnia 2019 r., gdyż wchodzi wtedy w życie kolejna nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Na gruncie nowelizacji wprowadzone zostają przepisy art. 19e ust. 3a i 3b ustawy, które umożliwią złożenie sprawozdań finansowych również pełnomocnikom, czyli radcom prawnym i adwokatom, a także prawnikom zagranicznym.
Uprawnionymi będą ci pełnomocnicy, których dane Naczelna Rada Adwokacka lub Krajowa Rada Radców Prawnych udostępni sądom i Ministrowi Sprawiedliwości. Do złożone sprawozdania będzie należało dołączyć dokument, z którego wynikać będzie umocowanie radcy prawnego lub adwokata do zgłoszenia raportów, a także jego numer PESEL. Nowelizacja ułatwi składanie sprawozdań finansowych, ponieważ w obecnym stanie prawnym sądy rejestrowe zwracały wnioski twierdząc, że pełnomocnik nie jest do tego uprawniony.
Podkreślić należy również, że wciąż możliwe będzie złożenie sprawozdania finansowego poprzez system S24, gdy nie uda się tego zrobić bezpośrednio w trybie zgłoszenia do RDF.
