Od 1 stycznia 2019 r. zmieni się forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca przewidział możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zmianie uległ także czas przechowywania tejże dokumentacji z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu.
Pracodawca chcący zmienić sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej, może to uczynić w trzech krokach.
Po pierwsze, dokumenty powinny zostać zeskanowane, choć niewykluczone są inne sposoby przejścia z formy papierowej na elektroniczną. Następnie każdy dokument, powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W imieniu pracodawcy, może również złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny, osoba upoważniona. Po trzecie pracodawca powinien poinformować swoich pracowników o zmianie metody prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a także umożliwić im odbiór dokumentacji w dotychczasowej postaci. Zarówno obecni, jak i byli pracownicy powinni mieć możliwość odebrania papierowej dokumentacji pracowniczej, w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia w tej sprawie. W przypadku nieodebrania dokumentacji przez pracownika, pracodawca ma prawo zniszczyć całą dokumentację pracowniczą.
