Zmiana Ustawy o podatku od towarów i usług wdrażająca w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 roku, o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, do Polskiego porządku prawnego zaimplementowany ma zostać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zmiany dotkną także fakturowania w ramach pakietu SLIM VAT 2.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w założeniu stanowić będzie system teleinformatyczny, służący do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego.

Pełne wdrożenie e-Faktury Ustawodawca podzielił na dwie zasadnicze fazy. Od 1 stycznia 2022 roku, w pierwszym stadium przedsiębiorcy będą z niej korzystać dobrowolnie. Będzie ona działała, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i obecnie już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej, Resort Finansów planuje by od 1 stycznia 2023 roku Krajowy System e-Faktur stał się rozwiązaniem obligatoryjnym.

Podmiotami uprawnionymi do korzystania z systemu będą przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT jak i podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

W celu przystosowania firm do nowego systemu Ministerstwo Finansów 1 października 2021 roku, uruchomiło program pilotażowy stanowiący roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury. Przedsiębiorcy, za pośrednictwem strony https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur mogą zapoznać się z zestawem przykładowych plików obrazujących sposób wypełnienia struktury w określonych przypadkach. Udział w próbach nie wymaga zgłoszenia, a wystawiane w jego ramach dokumenty nie będą wywierać żadnych skutków prawnych.

Najważniejsze założenia wprowadzanych zmian:

  • Podatnikom wystawiającym w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane, z pewnymi zastrzeżeniami, będzie przysługiwać preferencja w postaci skróconego z 60 do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT;

W celu skorzystania z ww. rozwiązania przedsiębiorca będzie musiał być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny dłużej niż 12 miesięcy, co wyklucza nowe firmy. Przewidziano też limit zwrotu. Kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie może przekraczać 3 tys. zł. Stanowić ma to zabezpieczenie przed nadużyciami.

  • E-Faktury będzie mógł wystawić podatnik lub osoba upoważniona. Podatnik będzie mógł udzielić upoważnienia do wystawienia e-Faktury w imieniu i na jego rzecz, np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby;
  • Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury;
  • Faktura pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów;
  • Podatnicy, którzy zdecydują się wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji przez okres 10 lat;
  • Podatnik wystawiający E-fakturę nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.

Z kolei zmiany w fakturowaniu stanowiące część pakietu SLIM VAT 2 dotyczą m. in.

  • Braku obowiązku zamieszczania oznaczenia „Duplikat”, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie;
  • Braku obowiązku umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „Faktura korygująca” albo „Korekta”, czy wskazywania przyczyny korekty;
  • Korekt zbiorczych – będą możliwe do poszczególnych pozycji z faktury. Dopuszczalna będzie przez podatnika za dany okres na rzecz jednego odbiorcy, za pomocą faktury korygującej, zarówno korekta faktur poszczególnych dostaw lub usług, jak i korekta wszystkich dostaw lub usług;
  • Możliwości wcześniejszego wystawienia faktury – zmiana pozwoli podatnikom na wystawianie faktur nie wcześniej niż 60. dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Główny cel wprowadzenia e-Faktur stanowi więc uszczelnienie systemu podatkowego. Nowy system ma bowiem usprawnić kontrole i przyspieszyć proces wykrywania oszustw podatkowych. Podatnicy z kolei, otrzymać mają uproszczoną formę rozliczeń między kontrahentami oraz usprawnienie zwrotu podatku VAT.

Niemniej, w toku legislacyjnym wielokrotnie wskazywano na zbyt krótki czas przygotowania przedsiębiorców wraz z możliwymi istotnymi obciążeniami technicznymi i organizacyjnymi. Wdrożenie KSeF dla wielu firm będzie oznaczało konieczność wprowadzenia modyfikacji do systemu księgowego. W przypadku dużych organizacji taki proces może być szczególnie pracochłonny.

Ponadto, brak jest informacji dotyczących zapewnienia przez ustawodawcę bezpieczeństwa danych przechowywanych w systemie. Mowa tu o ryzyku utraty informacji w wyniku awarii, ochronie przed błędami czy nieuprawnionej modyfikacji.