KSeF dopuszcza możliwość samofakturowania, na zasadach wskazanych w ustawie o VAT. Dyrektor KIS uznał jednak, że sprzedawca powinien zaakceptować treść faktury jeszcze przed jej wysyłką do KSeF, a akceptacja powinna dotyczyć pliku w formacie XML, nie projektu w PDF. W przeciwnym razie nabywca może utracić prawo do odliczenia VAT z takich faktur.
Zdaniem KIS, akceptacja może przybrać formę:
– aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku xml przed przesłaniem go do KSeF bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub
– bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację zaproponowanej treści pliku xml).
W przypadku, gdy sprzedawca nie zgodzi się z treścią przygotowanego przez nabywcę pliku xml, nie ma przeszkód, aby plik ten został poprawiony i dopiero w takiej postaci przesłany przez nabywcę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Pomimo, że ustawa nie reguluje wprost procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego samofakturowania, akceptacja faktury przez sprzedawcę powinna mieć miejsce przed jej wprowadzeniem do KSeF.
Źródło: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 27.02.2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK
