Początkiem miesiąca Urząd Ochrony Danych Osobowych, na swojej stronie WWW, opublikował 10 wskazówek dla administratorów danych osobowych. Impulsem do ich przygotowania, stała się analiza pytań i skarg kierowanych do UODO, w trakcie pierwszego półrocza stosowania RODO. Oto kilka z nich:
- Podstawą prawną do zbierania i przetwarzania danych osobowych, nie zawsze jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Należy pamiętać o ustaleniu właściwej podstawy prawnej przetwarzania. Zgoda nie jest potrzebna, jeżeli konieczność przetwarzania danych wynika np. z przepisów prawa lub gdy, jest to niezbędne do wykonania umowy. Pozyskiwanie zgód, tam gdzie nie jest to uzasadnione, może wprowadzać, osoby których dane dotyczą, w błąd – zauważył UODO.
- Jeżeli jest to konieczne i zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest pozyskiwana, należy pamiętać, aby osoba wyrażająca zgodę, mogła w każdej chwili, swobodnie ją wycofać, bez ponoszenia negatywnych konsekwencji. Należy przygotować prosty mechanizm umożliwiający, swobodne i łatwe, wycofanie wyrażonej zgody.
- Należy pamiętać o konieczności spełnienia obowiązku informacyjnego, zawsze gdy, pozyskiwane są dane osobowe. Osoby, których dane osobowe są przetwarzane, powinny uzyskać kompleksową informację np. o przysługujących prawach, możliwości wycofania zgody, o danych kontaktowych administratora oraz inspektora ochrony danych – jeżeli został wyznaczony.
- RODO wprowadziło zasadę przejrzystości, w myśl której, administrator, na każdym etapie komunikowania się z osobami, których dane przetwarza, powinien korzystać z prostych, zwięzłych, możliwie zrozumiałych komunikatów. Ponadto, informacje powinny być przekazywane w łatwo dostępnej formie. UODO wskazał również na możliwość warstwowego informowania osób, których dane dotyczą o zasadach przetwarzania danych. Oznacza to, że administrator może podać kilka podstawowych informacji, a następnie wskazać, gdzie można znaleźć pozostałe informacje.
Pełną listę wskazówek UODO wraz z wyjaśnieniami można znaleźć na stronie WWW Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakładce Aktualności.
