Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą zwolnić się z obowiązku tworzenia ZFŚS lub ustalić wysokość odpisu na poziomie niższym niż wynika to z ustawy, jeżeli postanowią o tym w układzie zbiorowym pracy, a jeżeli układ ich nie obejmuje – w regulaminie wynagradzania.
Utworzenie ZFŚS jest natomiast bezwzględnie obowiązkowe w przypadku pracodawców prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
Pracodawcy, zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informację w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, tj. do dnia 31.01. danego roku, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Ponadto w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, dopuszczalne jest zawieszenie obowiązków 1) tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, 2) dokonywania odpisu podstawowego, 3) wypłaty świadczeń urlopowych, w przypadku wystąpienia u pracodawcy, spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń. Szczegółowe zasady ustalania tych przesłanek i tryb wprowadzenia wynikają z tzw. ustawy covid-owej.
