Z dniem 1 stycznia 2019r. wejdzie w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nowe przepisy wprowadzają istotne zmiany w zakresie dokumentacji pracowniczej.
Obecnie pracodawca zobowiązany jest do przechowywania akt pracowniczych aż przez 50 lat. Po wejściu w życie ustawy okres ten ulegnie skróceniu i będzie co do zasady wynosił 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego,
w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentów będzie jednak automatyczne tylko dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W odniesieniu do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ustawy, okres ten wciąż będzie wynosił 50 lat. Ustawodawca przewidział jednak jeden wyjątek- w odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., ale przed dniem 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji będzie mógł zostać skrócony do 10 lat. Jednakże konieczne będzie złożenie przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS, w którym znajdą się informacje niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty konkretnego pracownika.
Ponadto pracodawcy będą mogli zdecydować czy chcą przechowywać dokumentację pracowników w tradycyjnej, papierowej formie czy też w formie elektronicznej. Jeżeli wybiorą formę elektroniczną, konieczne będzie zeskanowanie dotychczasowej dokumentacji prowadzonej w formie papierowej i opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zmiany dotyczyć będą także sposobu wypłaty wynagrodzenia. Zgodnie z ustawą zasadą ma być przelewanie wynagrodzenia bezpośrednio na konto bankowe pracownika. Jeżeli pracownik będzie preferował wypłacanie wynagrodzenia w gotówce, będzie musiał złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie.
